会议报到，至少安排三个人，一个人负责登记，分房间，一个负责发资料，一个预备轮换休息。如果收费还要另安排两人。报到册一定要填写清楚，以备制作通讯录。

　　会场布置，必须要有专门人负责布置会场，包括8个细节，的悬挂，台座位的排列及桌签的摆放，会场桌签的摆放，发言席的，音响要调试好，会场装饰用的花盆、花篮。要准备两支录音笔，做好领导讲话录音。是否准备投影提前考虑并调试好，服务员按时到位。

　　安排领导房间，领导住的房间要提前去看，是否安静，是否有沙发（给领导汇报工作的地方），要摆放鲜花、水果、洗漱用品，会议日程，领导活动安排表。

　　用餐准备，去餐厅的引牌，餐厅桌子的摆放和编号，音响要提前调试。如果自助餐，特别是早饭，不能让领导去挤，要安排包间及陪领导吃饭的人。

　　会场的气氛对领导的情绪影响很大，也是检验会议组织是否有序的重要环节，必须达到领导满意的目的。

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